学校档案安全管理规范，确保资料完整与保密

学校档案保管制度

第一章 总 则

第一条 为提升学校档案管理水平，确保历史资料的完整性与准确性，推动档案工作向规范化、标准化和科学化迈进，更好地服务于教育教学活动，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定，结合本校实际，特制定此制度。

第二条 档案是学校文化建设的重要组成部分，承载着学校发展历程的关键信息，也是衡量师生工作成效的重要参考。档案管理应纳入学校日常管理范畴，由校领导高度重视并统筹安排。

第三条 档案收集范围涵盖所有具有保存价值的文件材料，包括但不限于文书、教学、财务、科研、教师业务及党政管理类资料，形式上可为文字、图片、音像或实物等，均须统一归档至档案室集中管理。

第四条 档案工作遵循三项基本原则：

1. 完备性原则：真实记录各项事务，做到有据可查；

2. 规范性原则：按部门分类整理，统一编号编目，规范存放；

3. 及时性原则：各职能部门根据实际情况，定期（月度、学期或学年）完成归档任务。

第二章 组织架构与职责分工

第五条 成立由校长任组长的档案工作领导小组，常务副组长由分管行政副校长担任，负责日常事务；下设办公室，主任由党政办主任兼任，并配备专职档案管理员负责具体执行。

第六条 档案室核心职能如下：

1. 落实国家档案政策法规，完善内部管理制度；

2. 集中保管党支部、教务处、政教处、总务处等部门历年档案，保障其安全完整；

3. 开展档案收集、整理、鉴定、利用及统计工作，编制检索工具和专题资料，主动服务学校发展需求；

4. 指导各部门做好文件归档，监督整理质量；

5. 按规定向地方档案馆移交到期档案；

6. 组织培训学习，提升档案人员专业素养，延长档案使用寿命。

第三章 档案管理流程

第七条 档案管理基本要求：

1. 文秘人员初审后提交目录，经领导小组审核通过方可归档；

2. 上级来文由办公室统一处理，校内文件由对应部门起草并报审；

3. 教学及相关职能部门需每月集中整理一次重要资料，每学期汇总归档；

4. 在评估、检查等活动中若需交叉使用档案，可通过借阅或复印方式解决。

第八条 各部门指定专人负责本领域文件收集与整理，最终由档案员统一立卷归档（会计档案由财务人员独立归档），送交档案室集中管理。

第四章 档案保管与利用机制

第九条 做好登记、分类、编目、鉴定等工作，确保档案有序存放、快速查找、期限合理。

第十条 强化安全管理措施：设立专用库房，配置防火、防潮、防虫、防盗等设施，档案管理员为第一责任人，定期巡查并及时上报隐患。

第十一条 熟悉馆藏内容，主动对接各部门需求，提供精准数据支持，提高利用效率。

第十二条 编制案卷总目录及专题目录，逐步开发档案信息资源，助力决策和服务。

第十三条 查阅档案须登记签字，外单位借用需经办公室主任审批，重大档案须报领导小组副组长批准。

第十四条 每年编制档案统计报表，如实报送上级主管部门。

第十五条 推动档案数字化建设，接入办公自动化系统，实现高效管理和智能查询。

第五章 档案鉴定与销毁程序

第十六条 制定本校档案保管期限表，分为永久、长期、短期三类。

第十七条 成立由分管领导和专职人员组成的鉴定小组，定期评估档案价值。

第十八条 销毁前须造册申报，经审批并备案后方可实施，全程遵守保密规定。

第十九条 向县档案史志局移交档案的具体范围和年限，依照上级文件执行。

第六章 附则

第二十条 本制度为全校档案工作的基础性文件，全体教职工必须严格执行。

第二十一条 档案收集细则另行发文明确。

第二十二条 解释权归属学校档案工作领导小组。

学校安全档案管理制度

一、岗位责任制度

1. 加强理论学习与技能培训，持证上岗，忠于职守；

2. 严格遵守《档案法》及相关条例，杜绝泄密、损毁、丢失行为，发现问题立即上报；

3. 熟悉业务流程，掌握归档标准和分类方法；

4. 保证档案齐全、整洁，逐年推进标准化管理；

5. 参与档案鉴定，提出销毁建议，填写清册并履行审批手续；

6. 维护库房环境，落实“八防”措施，每日记录温湿度变化；

7. 编制检索工具，开展咨询服务，严格登记查借阅情况；

8. 深挖档案潜力，编写专题资料满足业务需要；

9. 建立统计台账，按时填报年报及其他报表；

10. 对下属科室进行档案业务指导与监督检查。

二、保管制度

1. 实行专人专管，非授权人员不得擅自开启柜箱；

2. 不得私自摘抄或外传档案内容；

3. 档案查阅完毕即归位，按年限和类别有序排列；

4. 所有柜架编号清晰，从左到右、自上而下依次编号；

5. 保持整洁，定期投放防霉驱虫剂；

6. 工作调动前须完成交接手续。

三、保密制度

1. 严禁扩大利用范围，不得泄露档案内容；

2. 借阅必须手续齐全，确保万无一失；

3. 机密文件不得存放在不安全场所；

4. 不得复制、带出或在公共场所查阅涉密资料；

5. 不得通过普通通讯设备传递敏感信息。

四、移交制度

1. 按规定向上级档案馆移交具有长期保存价值的档案；

2. 包括文书、会议、专门档案等各类载体；

3. 移交时同步提供目录、汇编、组织沿革等辅助材料；

4. 双方核对清单并签署确认；

5. 调岗人员亦须办理相同移交手续。

五、立卷归档制度

1. 形成的所有有价值材料（含照片、视频、录音）均须归档；

2. 按照分类方案收集整理，由部门与档案员共同立卷；

3. 年度归档保持原始联系，组卷科学合理；

4. 案卷格式规范，装订整齐，页码清晰，保管期限准确；

5. 文书档案次年4月底前归档，其他门类按期执行；

6. 归档时提交移交目录，双方签字确认，档案室验收后上架；

7. 档案室对归档质量进行抽查指导。

六、统计制度

1. 建立科学统计体系，反映档案数量与质量状况；

2. 设置实物台账，数据真实可靠；

3. 日常积累原始数据，注重资料沉淀；

4. 每年全面盘点，详细记录；

5. 推进统计标准化、规范化、完整性。

七、开发利用制度

1. 充分发挥档案在教学科研中的作用；

2. 查阅时保持案卷原貌，禁止涂改；

3. 使用过程须登记备案。

八、考核与检查

1. 将档案工作纳入年度计划和岗位职责；

2. 每年由市社区服务中心办公室组织专项检查，作为绩效考核依据。